Quanto custa certificar? O que define o investimento (IAF MD 5)

Pedir três orçamentos de certificação e receber três números muito distantes é comum — e costuma significar que um deles ignorou a regra. Não existe tabela única de preço de certificação, e desconfie de quem oferece uma. O que existe é uma conta: os dias de auditoria. E essa conta não é livre. Ela segue o IAF MD 5, documento mandatório do International Accreditation Forum para qualidade, meio ambiente e saúde e segurança — as demais normas têm regras equivalentes próprias.

A variável principal: o efetivo no escopo

O ponto de partida é o número efetivo de pessoas cujas atividades estão dentro do escopo — permanentes, temporárias e de meio período. Em saúde e segurança ocupacional entram também as pessoas de contratadas e subcontratadas que executam trabalho sob controle ou influência da organização. Não é o número do quadro de pessoal, e sim o de quem faz o que será auditado.

A conversão é para equivalentes em tempo integral. Trinta pessoas trabalhando quatro horas por dia equivalem a quinze em tempo integral. Em operações sazonais, usa-se o efetivo típico do pico — colheita, alta temporada. Quando um percentual alto do quadro executa atividades repetitivas (limpeza, portaria, transporte, vendas, call center), admite-se redução do número de pessoas, desde que documentada, coerente e aplicada do mesmo modo de cliente para cliente.

Risco e complexidade movem a tabela

O efetivo entra em tabelas próprias de cada norma, e cada uma pondera de um jeito. Em qualidade, o critério é o risco decorrente da falha do produto ou serviço, em três categorias: alto (por exemplo nuclear, medicamentos, alimentos, construção), médio e baixo. Em gestão ambiental, são cinco categorias de complexidade, definidas pela natureza, número e gravidade dos aspectos ambientais. Em saúde e segurança, três categorias, pela natureza, número e severidade dos riscos ocupacionais. A mesma quantidade de pessoas produz durações diferentes conforme o que a organização faz.

O que aumenta e o que reduz os dias

Sobre esse valor, o organismo aplica fatores de ajuste e registra a justificativa de cada um. Aumentam o tempo, entre outros:

• Logística complicada, com mais de um prédio ou local onde o trabalho é executado;
• Equipes falando mais de um idioma, exigindo intérprete;
• Setor altamente regulado, como alimentos, medicamentos, aeroespacial e nuclear;
• Processos muito complexos ou grande número de atividades únicas;
• Funções ou processos terceirizados dentro do escopo;
• Necessidade de visitar sites temporários, como obras e instalações.

Reduzem o tempo, entre outros: cliente sem responsabilidade de projeto (aplicável só à qualidade), site muito pequeno para o efetivo, maturidade do sistema de gestão, conhecimento prévio do sistema por já haver certificação em outra norma pelo mesmo organismo, alto grau de automação e pessoal externo — vendedores, motoristas, técnicos de campo — cuja conformidade possa ser auditada substancialmente por registros. Fatores subtrativos podem ser usados uma única vez por cálculo, e fatores aditivos compensam subtrativos.

Como reduzir o investimento sem esvaziar o certificado

Há caminhos legítimos, e todos passam por reduzir esforço real de auditoria, não por cortar dias no papel:

• Auditoria integrada. Certificar ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 juntas, ou ISO/IEC 27001 com ISO/IEC 27701, aproveita requisitos comuns. O ganho é proporcional ao nível real de integração, conforme o IAF MD 11;
• Escopo bem delimitado. Escopo inflado audita atividades que a empresa nem exerce com regularidade;
• Amostragem multissite. Quando as unidades executam a mesma atividade sob uma função central, parte delas pode ser amostrada, conforme o IAF MD 1 e o procedimento PCN.07A;
• Sistema maduro. Menos não conformidades significa menos retrabalho entre as fases, e maturidade é fator de redução previsto;
• Planejamento do ciclo. A manutenção anual consome cerca de um terço do tempo da auditoria inicial. A recertificação, cerca de dois terços do que seria uma auditoria inicial feita naquele momento — não dois terços da inicial original.

Uma proposta séria mostra essa memória de cálculo. Nosso formulário de orçamento coleta essas variáveis e a proposta volta dimensionada.